| Общие требования 1. Необходимые реквизиты. «Шапка» отчета должна содержать следующую обязательную информацию: название организации-грантополучателя; название проекта; номер гранта; период действия гранта; отчетный период; контактная информация. 2. Сроки предоставления отчетов. Предоставление отчетов должно осуществляться в сроки, указанные в Приложении 1 Договора о гранте «Распорядок выплат и требований по отчетности». Небольшое отклонение от указанных сроков возможно, однако получатель гранта обязан уведомить Фонд о любых предполагаемых задержках по предоставлению очередного отчета. 3. Форма предоставления отчетов. Отчеты могут быть предоставлены в печатном и электронном виде. Предпочтительным способом передачи отчета является электронная почта, однако, возможна пересылка отчета по почте и, при небольших объемах, по факсу. Промежуточный отчет 1. Промежуточный отчет направлен на предоставление Фонду оперативной информации о ходе выполнения проекта. 2. Промежуточный отчет должен быть структурирован в соответствии с пунктами «Ожидаемых результатов» Приложения N3 к Договору о гранте и планом - графиком выполнения проекта. 3. Промежуточный отчет содержит аналитическую оценку каждого пункта ожидаемых результатов. По мере реализации проекта надо сообщать не только о ходе выполнения мероприятий и их непосредственных результатах, но и постепенных сдвигах, качественных изменениях, происходящих в результате развития проекта. Вы должны показать, что реально изменилось после каждого из проведенных мероприятий, насколько это возможно до завершения проекта в целом. 4. Промежуточный отчет также содержит приложение с документами, подтверждающими фактическое выполнение мероприятий проекта: Для курсов и семинаров это: программа семинара; экземпляр материалов, которые получили участники, резюме ведущих с контактной информацией, список ведущих семинара с контактной информацией, анализ оценочных анкет и 2-3 заполненных анкеты. Для консультаций это копия журнала учета консультаций с контактной информацией. Для брошюр и бюллетеней и других изданий – два экземпляра каждого издания, список рассылки, отзывы читателей и рецензии экспертов. Для пунктов публичного доступа к Интернет – списки пользователей с электронными адресами, адреса WWW-страниц. Базы данных и компьютерные архивы предоставляются на дискетах. Для всех публикаций в СМИ о проекте или в рамках проекта – ксерокопии статей, аудио или видео кассеты. Другая необходимая информация, зависящая от содержания проекта. 5. Промежуточный отчет должен содержать информацию о коррективах, внесенных в проект за отчетный период, и их обоснование (изменение команды исполнителей, изменение тематики занятий, изменение региона, изменение сумм расходов по утвержденным статьям бюджета и т.д.) Примечание: Существенное изменение конкретных мероприятий, зафиксированных в пунктах «Ожидаемых результатов» Приложения N3 к Договору о гранте должно быть сначала одобрено Фондом Евразия. Такие изменения согласовываются отдельным запросом. 6. Отчет должен отражать только ту деятельность, которая происходит в рамках проекта. Если Вы хотите проинформировать Фонд о Вашей общей работе в целом, пожалуйста, вынесите эту информацию в отдельный раздел отчета «Дополнительная информация». 7. Если в рамках проекта Вы сотрудничаете с другими организациями (например, проводите совместные семинары), пожалуйста, объясните, что делала каждая организация и что оплачивала каждая организация. 8. Промежуточные отчеты должны предоставляться в соответствии с утвержденным графиком. Обращаем Ваше внимание на то, что последний промежуточный отчет и итоговый отчет по проекту в целом это разные документы, хотя предоставляться они могут одновременно Заключительный отчет В заключительном отчете по проекту необходимо предоставить краткую обобщающую информацию по всем мероприятиям проекта, включенным в соответствующую секцию Приложения 3 «Ожидаемые результаты» с приведением количественных показателей (например, по теме "« "» обучено или проконсультировано n человек, предоставлено n часов консультаций; распространено пособие в n организаций и т.д.). Просим включить отзывы участников программы, местных СМИ о проекте в целом и о конкретных мероприятиях. Проанализируйте результаты анкетирования участников проекта (получателей услуг) о качестве проведенных мероприятий. Примечание: в дополнение и в подтверждение фактов, изложенных в аналитической части отчета, необходимо сделать приложения, состоящие из «фактической» информации (копии публикаций, отзывов, заполненные анкеты о качестве мероприятий, другие материалы, подтверждающие факты, изложенные в аналитической части). Основное внимание при составлении заключительного отчета необходимо уделить следующим вопросам: 1. Влияние гранта на институциональное развитие организации (в том числе, как следствие, сделайте анализ изменений в спектре и объеме предоставляемых услуг; профессионализме и уровне работы организации). Оцените потенциал организации (в сравнении до и после гранта). 2. Проанализируйте изменения в клиентской базе/целевой аудитории проекта (до и после гранта). Какие услуги пользовались наибольшим спросом и почему? 3. Каково долговременное влияние проекта на решаемую в рамках гранта проблему? Какие качественные изменения произошли в работе/деятельности участников проекта/получателей услуг по гранту (в т.ч. организаций, субъектов предпринимательства и т.д.) в результате реализации проекта? По возможности, суммируйте количественные данные (например, в результате подготовленных бизнес-планов получены кредиты столькими-то предпринимателями на такую-то сумму; в результате проекта, местная администрация упростила те или иные процедуры, сократив таким образом время рассмотрения таких-то вопросов на столько-то дней и т.д. в соответствии со спецификой проекта). Предоставьте информацию, подтверждающую Ваши выводы. 4. Оцените перспективы дальнейшего развития и продолжения деятельности/оказания услуг по истечении периода гранта. Оцените жизнеспособность проекта и перспективы его выхода на уровень самофинансирования. Какова финансовая стратегия организации по развитию проекта? 5. Приведите как можно больше «историй успеха» (конкретных примеров произошедших в результате проекта качественных сдвигов в работе/деятельности целевой аудитории проекта/получателей услуг по гранту). Сроки предоставления отчета Итоговый отчет предоставляется в Фонд в течение трех месяцев с даты подачи промежуточного аналитического отчета о ходе реализации проекта за последний отчетный период. В случае «досрочной» подачи в Фонд итогового отчета (например, в течение одного месяца с даты представления последнего промежуточного отчета) и одобрения его Фондом, грант закрывается досрочно. |