ИННОВАЦИИ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВО: ГРАНТЫ, ТЕХНОЛОГИИ, ПАТЕНТЫ
www.innovbusiness.ru
30-12-2015  Порядок в бизнес-процессах – порядок в бизнесе

Отсутствие бизнес-стратегии в компаниях случается чаще всего по двум причинам: либо маржинальность превышает 50%, и поэтому руководство не стремится прогнозировать развитие, либо топ-менеджеров заедает текучка. Среди постоянных совещаний, договоров, виз, разборов полетов некогда оглядеться и задуматься о том, куда движется предприятие.

Обстоятельства, однако, могут сложиться так, что руководству придется задуматься о внедрении системы электронного документооборота. Например, в ситуации бурного роста бизнес сталкивается с необходимостью сокращать непроизводственные издержки или падает выручка вследствие потери сделок из-за невозможности оперативного согласования документов.

В обоих случаях руководители могут прийти к выводу, что автоматизированный бизнес-процесс согласования договора решит проблему сокращения затрат на ФОТ сотрудников-делопроизводителей, а также ускорит обработку сделок.

Перед тем, как приглашать представителей ИТ-компаний для обсуждения систем электронного документооборота, стоит определиться с корпоративными регламентами.

Необходимо создать положение о договорной работе и прописать в нем следующее:

  1. Как проходит подготовительная стадия к созданию проекта договора:
    • нужно ли обоснование заключения договора, если да, то в каком виде;
    • нужна ли экономическая оценка.
  2. Как составляется проект договора (или как проходит процедура рассмотрения поступившего от контрагента проекта):
    • какие документы необходимо прикладывать/ запрашивать для запуска договора на согласование,
    • какие формы можно использовать (если есть шаблоны, то где находятся),
    • сколько времени юрисконсульт может готовить проект договора.
  3. Как оформляется договор: фиксируются все требования к форматированию, наименованию, нумерации.
  4. Как происходит согласование: прописываются участники цепочки и их действия при тех или иных условиях.
  5. Как проходят стадии визирования и подписания договора: какие действия необходимо выполнить (например, парафирование), что допускается (например, использование факсимиле), а что нет.
  6. Как договор регистрируется и хранится.
  7. Как контролируется его исполнение.

В отдельном пункте положения обязательно прописываются обязанности ответственных лиц-участников договорного процесса.

После того, как положение создано и утверждено, с ним ознакомлены сотрудники, можно внедрять его в работу.

Если руководство заинтересовано в контроле исполнения данного регламента, то понадобятся технические средства, облегчающие мониторинг. Желательно при выборе тех самых систем документооборота, о которых шла речь в начале статьи, обращать внимание на наличие необходимой отчетности. Тогда юридические компьютерные программы будут помогать не только исполнителям, снимая с них головную боль по поиску договоров и отслеживанию их статусов, но и их руководству, позволяя держать руку на пульсе происходящего.



ИА "Альянс Медиа"
Рейтинг интереса
  • Смоленск: состоится форум "Развитие инвестиционного и делового климата"
  • Женское предпринимательство – важный ресурс для решения проблемы занятости
  • Деньги коррупционеров предлагают отдать на развитие гражданского общества
  • Уфа: молодых предпринимателей приглашают на тренинг «Бизнес-профи»
  • МО: пройдет защита бизнес-планов компаний – потенциальных резидентов ОЭЗ «Дубна»
  • Уфа: завершился Форум малого бизнеса регионов стран-участниц ШОС и БРИКС
  • Финал образовательного проекта «Мама-предприниматель»
  • Белгородская область: на развитие МБ в 2016г. из бюджета выделено 179 млн руб.
  • Вологда: все проекты, поступившие от юных предпринимателей, допущены к защите
  • С.Шипов: новая инфраструктура предоставления госуслуг полностью сформирована

  • РАЗМЕСТИТЬ БЕСПЛАТНО:

    2003 - 2016 © НДП "Альянс Медиа"
    Юрист3
    Рейтинг@Mail.ruRambler's Top100